Indicazione di UEN / GLN e GTIN al momento della registrazione delle dichiarazioni di conformità – unione economica euroasiatica

Ufficializzato il periodo transitorio sull’obbligo di inserimento di GLN e GTIN code

Dal 1 gennaio l’ordinanza del Ministero dello Sviluppo Economico della Russia del 31 luglio 2020 n. 478 “Sull’approvazione della procedura per la registrazione delle dichiarazioni di conformità e la Procedura per la formazione e il mantenimento di un registro unificato delle dichiarazioni di conformità registrate contenuto nel registro delle informazioni specificato “(di seguito – Ordine n. 478) è entrato in vigore (ad eccezione di alcune disposizioni) e deve essere applicato: periodo transitorio sino al 01.07.2021.

Il documento stabilisce regole unificate per la registrazione delle dichiarazioni di conformità dei prodotti ai requisiti dei regolamenti tecnici della Federazione Russa, dichiarazioni di conformità per i prodotti inclusi nell’elenco unificato di prodotti, la cui conferma viene effettuata sotto forma di una dichiarazione di conformità, dichiarazioni di conformità dei prodotti ai requisiti dei regolamenti tecnici dell’Unione economica eurasiatica (Unione doganale) e dichiarazioni di conformità per i prodotti inclusi nell’elenco unificato dei prodotti soggetti a conferma obbligatoria di conformità con rilascio di certificati di conformità e dichiarazioni di conformità secondo un unico modulo.

In particolare, il comma “b” e il paragrafo quattro del sottoparagrafo “c” del paragrafo 7.1 dell’Ordine n. 478 prevedono che in caso di dichiarazione di conformità di prodotti fabbricati al di fuori del territorio della Federazione Russa e del territorio dei paesi – membri dell’Unione economica eurasiatica, nella domanda di registrazione della dichiarazione di conformità l’UEN / GLN (numero di impresa univoco / numero di sede globale, di seguito denominato GLN) in relazione al luogo di attuazione delle attività per la fabbricazione dei prodotti, nonché il codice GTIN internazionale (Global Trade Item Number, di seguito denominato GTIN), che consente di identificare l’oggetto della dichiarazione.

A seguito dell’elaborazione di numerose richieste di rappresentanti della comunità imprenditoriale sull’emissione di istruzioni per la dichiarazione di conformità a GLN e GTIN, il Ministero dello sviluppo economico della Russia ha adottato l’Ordine n. 877 del 30 dicembre 2020, che stabilisce un periodo transitorio in relazione al sottoparagrafo “b” del paragrafo 7.1 della Procedura per la registrazione delle dichiarazioni di conformità, approvata con Ordinanza n. 478 (di seguito denominata Procedura), in termini di specificazione del GLN, nonché modificato paragrafo quattro del sottoclausola ” c “della clausola 7.1 della Procedura in termini di specificazione dell’eventuale codice GTIN internazionale.

Si segnala inoltre che la funzionalità del servizio specializzato per la registrazione elettronica automatizzata delle dichiarazioni di conformità prevede attualmente la possibilità di inserire codici GLN e GTIN.

Allo stesso tempo, tenendo conto delle disposizioni dell’ordinanza del Ministero dello sviluppo economico della Russia del 30 dicembre 2020 n. 877, la mancanza da parte del richiedente di queste informazioni e, di conseguenza, l’impossibilità di inserirle in un servizio specializzato per La registrazione elettronica automatizzata delle dichiarazioni di conformità non impedisce attualmente la registrazione delle dichiarazioni di conformità.

Tale decisione introduce:

• l’instaurazione di un periodo transitorio che consentirà ai vari stakeholder coinvolti di organizzarsi con più tempo e meglio nella gestione, organizzazione e definizione di questi codici. I dettagli e la durata verranno chiariti non appena tale decisione vedrà pubblicazione definitiva
• la possibilità ad oggi, e nel mentre, di continuare a procedere alla registrazione delle Dichiarazioni di Conformità senza obbligatoriamente includere GTIN e GLN code, di fatto sbloccando l’empasse che si era creato nelle ultime due settimane tra i vari applicant

Il codice GTIN , il GCP ed il GLN

Il mondo ormai è dominato dai codici a barre, scopriamo insieme cosa è il GTIN e come leggerlo.

Questo post fa parte di una serie, se vuoi leggere come è nato il discorso, qui c’è il primo articolo.

L’unico ente che certifica e “tiene in ordine” i codici a barre in Italia è GS1 Italy, nuovo nome di Indicod-Ecr.

Iniziamo dalla base, l’acronimo GTIN sta per  Global  Trade  Identification  Number.

Questo codice identifica in maniera univoca un dato prodotto con una sequenza numerica di 13 cifre.

Prendiamo per esempio un GTIN che ho sottomano al momento:

8005200010448

Le cifre da 1 a 9 (800520000) sono il prefisso aziendale GS1 (chiamato GCP ovvero Global Company Prefix), le successive tre sono il codice del prodotto e l’ultima è una cifra di controllo.

Da questo si deduce che un’azienda al massimo può mettere sul mercato 999 prodotti.

Questo è parzialmente vero, diciamo che può mettere in commercio al massimo 999 prodotti con lo stesso prefisso aziendale.

Una volta esauriti i 999 codici, si può acquistare un’altro GCP che durerà altri 999 prodotti.

Nello specifico, il barcode appartiene a:
Sanpellegrino S.p.A.

Località Ruspino 6

24016 San Pellegrino Terme

Italia

In questo caso, il GCP è 8005200000 , ma usando il motore di ricerca di GS1 si scopre anche un’altra cifra, ovvero il GLN.

Quest’ultima è chiamata Global Location Number e serve per identificare le eventuali diverse sedi di un’azienda, ma anche per lo scambio elettronico delle fatture e la tracciabilità dei prodotti.

Però, se facciamo una ricerca a partire dal GLN viene restituito un codice GCP diverso, ovvero 8000410.

Questa è la riprova che ogni azienda può avere più di un GCP, come dicevo poco fa.

Il Global Location Number (GLN) è parte dei sistemi standard GS1 . Si tratta di uno strumento semplice utilizzato per identificare una posizione e in grado di identificare le posizioni in modo univoco dove richiesto. Questo identificatore è conforme alla norma ISO / IEC 6523 .

La chiave di identificazione GS1 viene utilizzata per identificare posizioni fisiche o entità legali. La chiave comprende un prefisso aziendale GS1, un riferimento alla posizione e una cifra di controllo .

La posizione identificata con GLN potrebbe essere un luogo fisico come un magazzino o una persona giuridica come un’azienda o un cliente o una funzione che ha luogo all’interno di un’entità legale. Può anche essere usato per identificare qualcosa di specifico come un determinato scaffale in un negozio. Essere in grado di identificare posizioni con un numero univoco è una chiave per molti processi aziendali. Il GLN viene utilizzato nella messaggistica elettronica tra clienti e fornitori, dove la consulenza sulla posizione è importante. GLN viene anche utilizzato all’interno delle aziende per identificare posizioni specifiche sia elettronicamente in un database e fisicamente dove il GLN può essere prodotto in un codice a barre o un tag E1 GS1.

Global Trade Item Number (GTIN) è un insieme di identificatori di prodotto per lo scambio di merci sviluppati da GS1. Questi identificatori sono utilizzati per identificare in modo univoco ed universale un determinato prodotto in un database, che può appartenere a un rivenditore, ente produttore, collezionista, ricercatore, o di altro tipo. L’unicità e l’universalità dell’identificatore è utile per identificare il prodotto tra database diversi e viene garantita da GS1 (rappresentata da GS1 Italy in Italia). Il GTIN può essere memorizzato in codici a barre o RFID. GTIN può avere una lunghezza di 8, 12, 13 o 14 cifre, assumendo rispettivamente i nomi di GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13, GTIN-14.

Ciascuna di queste quattro strutture è costruita in modo simile e comprende:

• un Prefisso Aziendale
• un identificatore di articoli
• un codice di controllo
• GTIN-14 aggiunge un altro componente, l’indicatore Digitale, che può essere 1-8

Ciascun GTIN ha degli utilizzi specifici:

• GTIN-8 può essere codificato in un codice a barre EAN-8 o GS1 DataBar
• GTIN-12 può essere utilizzato in UPC-A, ITF-14, GS1-128 o GS1 DataBar
• GTIN-13 possono essere codificati in un codice a barre EAN-13, ITF-14, GS1-128 o GS1 DataBar
• GTIN-14 possono essere codificati in un codice a barre ITF-14, GS1-128 o GS1 DataBar

La scelta del codice a barre dipende dall’applicazione; ad esempio, gli elementi per essere venduti in un esercizio al dettaglio devono essere contrassegnati con i codici a barre EAN-8, EAN-13, UPC-A, UPC-E o GS1 DataBar oppure per i medicinali veterinari venduti in Italia GS1-128 o GS1-Data Matrix.

La nuova procedura di registrazione delle dichiarazioni di conformità – dal 1 ° gennaio 2021, entrerà in vigore la nuova procedura di registrazione delle dichiarazioni di conformità.

Il 1 ° gennaio 2021   entra in vigore l’ ordine n. 478 [1] del Ministero dello sviluppo economico russo del 31 luglio 2020. Adotta la Procedura di Registrazione delle dichiarazioni di conformità (la “Procedura”) e la Procedura per la formazione e il mantenimento del registro unificato delle dichiarazioni di conformità registrate e per la presentazione dei dati contenuti nel registro specificato. 

 
Contemporaneamente in conformità con la risoluzione n. 65 del governo russo del 30 gennaio 2020, l’ordinanza n. 76 del 21 febbraio 2012 e n. 752 del 24 novembre 2014 del Ministero dello sviluppo economico russo, che ha precedentemente determinato la procedura di registrazione delle dichiarazioni di sarà abrogata la conformità dei prodotti ai requisiti del regolamento tecnico, e per i prodotti da inserire nell’elenco unificato dei prodotti oggetto della dichiarazione di conformità. 
La Procedura stabilisce le regole per la registrazione delle dichiarazioni di conformità nel registro unificato avvalendosi di un servizio specializzato per la registrazione elettronica automatizzata delle dichiarazioni di conformità applicando controlli strutturali, di formattazione e logici e di altro tipo.

Ciò significa che in particolare il sistema, piuttosto che un funzionario dell’autorità, controllerà la completezza e l’accuratezza dei dati specificati e dei documenti presentati dal richiedente nel caso in cui siano conformi anche ai requisiti stabiliti. Il sistema registrerà automaticamente una dichiarazione di conformità nel registro unificato.

La Procedura non si applica alle dichiarazioni di conformità per i seguenti prodotti (lavori e servizi):

• quelli utilizzati per le esigenze dello stato federale in conformità con un ordine di difesa del governo
• quelli utilizzati per la protezione dei dati che comprendono un segreto di Stato o i dati classificati come informazioni soggette ad accesso limitato e protette dalla legislazione russa; su cui i dati costituiscono un segreto di Stato.

Salvo singole eccezioni, il Servizio federale di accreditamento (noto con l’abbreviazione russa “FSA”) registra le dichiarazioni di conformità nel registro unificato. Le eccezioni includono i casi in cui la legislazione dell’Unione economica eurasiatica prevede che solo le autorità di certificazione effettuino la registrazione delle dichiarazioni di conformità. In tali casi la registrazione sarà comunque effettuata dalle autorità di certificazione accreditate nel sistema nazionale di accreditamento che sono incluse nel registro unificato delle autorità dell’Unione Economica Eurasiatica che valutano la conformità la cui competenza di accreditamento si estende ai prodotti da dichiarare.

Le eccezioni di cui sopra includono i seguenti regolamenti tecnici dell’unione doganale: “Sulla sicurezza dei prodotti pirotecnici” (TR TS 006/2011) [2] , “Sulla sicurezza del materiale rotabile ferroviario” (TR TS 001/2011), ” Sulla sicurezza del trasporto ferroviario ad alta velocità “(TR TS 002/2011), e” Sulla sicurezza delle infrastrutture di trasporto ferroviario “(TR TS 003/2011) [3] . Gli enti di certificazione accreditati svolgono il lavoro di valutare (confermare) la conformità dei prodotti ai requisiti all’interno dell’Unione secondo le normative specificate.

Una dichiarazione di conformità dovrebbe essere presentata per la registrazione alla FSA insieme a una domanda e ai documenti giustificativi in ​​formato elettronico utilizzando un servizio elettronico specializzato per la registrazione elettronica automatizzata delle dichiarazioni di conformità [4] . I documenti devono essere firmati con una firma elettronica qualificata avanzata di un richiedente registrato come persona giuridica o imprenditore individuale nella Federazione Russa e che ha adottato la dichiarazione di conformità. La Procedura non consente ai richiedenti di presentare direttamente (a mano o corriere) dichiarazioni di conformità e documenti ad esse allegati a FSA o tramite raccomandata. 

Nel caso in cui venga dichiarata la conformità di prodotti fabbricati al di fuori della Federazione Russa e al di fuori degli Stati membri dell’Unione Economica Eurasiatica (EAEU), la domanda di registrazione della dichiarazione di conformità dovrà contenere, in particolare, i seguenti dati:

• riguardo al produttore dei prodotti specificando il Global Location Number (GLN);
• i dettagli identificativi dell’articolo da dichiarare, incluso il codice internazionale GTIN (Global Trade Item Number).

L’ordine n. 3726 [5]  del Ministero dell’Industria e del Commercio russo del 28 ottobre 2020 che ha stabilito la forma della dichiarazione di conformità stabilisce che il codice internazionale GTIN deve essere specificato nella dichiarazione di conformità per i prodotti da importare. Il GTIN è specificato per i prodotti fabbricati nella Federazione Russa, se applicabile. Le stesse regole valgono per il codice GLN. Si segnala che la Procedura per la registrazione, sospensione, rinnovo e revoca delle dichiarazioni di conformità dei prodotti ai requisiti dei regolamenti tecnici dell’Unione Economica Eurasiatica (approvata con Decisione n. 41 del Consiglio della Commissione Economica Eurasiatica del 20 marzo 2018) non prevede che i codici GTIN e GLN debbano essere specificati. Nemmeno il modulo della dichiarazione di conformità ai requisiti dei regolamenti tecnici della EAEU e alle regole per la redazione della dichiarazione (approvata con Decisione n. 293 della Commissione Economica Eurasiatica del 25 dicembre 2012) contiene tali dati. La legislazione dell’Unione richiede che il codice GPIN sia specificato ai fini dell’etichettatura di singole categorie di beni, come profumi e eau de toilette, beni di consumo, calzature, pneumatici e coperture, fotocamere e lampeggiatori, con i mezzi di identificazione all’interno l’EAEU.

Sono comunque vietate le modifiche alle dichiarazioni di conformità registrate. Se è necessario apportare modifiche, il richiedente deve adottare una nuova dichiarazione di conformità e farla registrare. 

Ci sono nuove disposizioni che stabiliscono che se il numero di telefono e / o l’indirizzo e-mail del richiedente sono stati modificati, o se un TN VED EAEU o il codice OKPD 2 sono stati modificati, la dichiarazione di conformità e / o gli allegati devono essere non può essere sostituito ma può essere sostituito a discrezione del richiedente.

A tal proposito la Procedura è stata allineata alla Decisione n. 41 del Consiglio della Commissione Economica Eurasiatica “Sulla Procedura per la registrazione, sospensione, rinnovo e risoluzione delle dichiarazioni di conformità dei prodotti ai requisiti dei regolamenti tecnici del Unione economica eurasiatica “.

Il controllo strutturale di formattazione e logico, garantisce che i dati relativi alle persone accreditate, inseriti tramite il servizio per la registrazione delle dichiarazioni di conformità, corrispondano ai dati contenuti nel Federal Government Information System della FSA, inclusi i dati relativi ai protocolli di test (ricerca) emessi dai laboratori di prova e misurazioni. 
Se è stato riscontrato che i dati presentati per la registrazione e le copie scannerizzate dei documenti forniti non sono conformi ai requisiti per i dati e le informazioni contenuti in una voce sulla dichiarazione di conformità tale dichiarazione di conformità non è soggetta a registrazione e i dati relativi alla dichiarazione di conformità non saranno inseriti nel registro unificato. Le informazioni di cui sopra saranno comunicate alla persona autorizzata che ha trasferito i dati in forma elettronica utilizzando le capacità funzionali del servizio per la registrazione delle dichiarazioni di conformità.

Cosa pensare e cosa fare

I richiedenti (il produttore, il venditore, una persona autorizzata dal produttore registrato in uno stato membro dell’Unione) devono essere preparati per eseguire la registrazione delle dichiarazioni di conformità in modo indipendente a partire dal 1 ° gennaio 2021. Innanzitutto, deve essere una firma elettronica qualificata ottenuta e configurata presso un centro di certificazione accreditato, in quanto la sua assenza nella dichiarazione di conformità e nella domanda di registrazione della dichiarazione di conformità costituisce motivo di negazione della registrazione della dichiarazione di conformità. 

 
Per ottenere i codici GTIN e GLN se tali codici sono assenti, aderire all’Associazione per l’identificazione automatica UNISCAN / GS1 RUS che è un rappresentante autorizzato dell’Associazione per l’identificazione automatica GS1 (un’organizzazione internazionale nell’area della standardizzazione e registrazione dei codici a barre per gli articoli di logistica).